نظام الحوكمة
نظام الحوكمة
نطاق السياسة
يشمل نطاق هذه السياسة كافة الأطراف ذات العلاقة وذلك على النحو التالي:المستفيدين من برامج ومشاريع الوقف.
- العاملين في الوقف.
- الشركاء التنفيذيين.
- أعضاء هيئة المتولين
- أعضاء مجلس الإدارة والمؤسسين.
- أعضاء اللجان المنبثقة من مجلس المتولين ومجلس الإدارة.
- الإدارة التنفيذية.
الغرض من السياسة
- مساعدة جميع الأطراف ذات العلاقة بما فيهم العاملين والمستفيدين من برامج ومشاريع الوقف على إبلاغ مجلس الإدارة أو اللجنة المختصة عن أي أفعال أو ممارسات مرتكبة من قبل الإدارة التنفيذية، والتي تنتهك القوانين والقواعد واللوائح المعتمدة أو تخالف قيم الوقف.
- توفير مناخ يضمن الحفاظ على سرية إجراءات الإبلاغ بطريقة سهلة وآمنة.
- تقديم الحماية اللازمة لأصحاب الشأن أو الأطراف المعنية بما في ذلك الضوابط الواردة في سياسة تعارض المصالح.
- تمكين العاملين من الإبلاغ عن المخالفات بعد التأكد منها إلى أعلى المستويات في حال لم يتم معالجة هذه المخالفات عبر الجهة المختصة.
نطاق السياسة
مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في دولة المقر والمعايير المعتمدة لعمل الأوقاف ومنظمات المجتمع المدني والتي تحكم تعارض المصالح تطبق هذه السياسة على الهيئات القيادية في الوقف وجميع العاملين واللجان والمتطوعين وشركاء الوقف وكذلك الشركاء التنفيذيين في المناطق التي يقدم الوقف فيها برامجه للمستفيدين تنطبق هذه السياسة على:
- كافة الهيئات القيادية في الوقف وفروعه ممثلياته واللجان العليا.
- جميع العاملين بدوام كامل.
- جميع العاملين بدوام جزئي.
- جميع المتطوعين في أعمال الوقف.
تغطي هذه السياسة كافة عمليات وبرامج الوقف في مختلف الأوقات والظروف.
الغرض من السياسة:
تهدف سيادة تعارض المصالح إلى إدارة مصالح مختلف الأطراف ذات العلاقة من خلال منع الممارسات التي تعتبر تعارضاً للمصالح وتلك التي قد تفسر على أنها تعارض للمصالح، ويشمل تعارض المصالح، ما يتعلق بالأشخاص والأطراف ذات العلاقة وأصحاب القرار أو المؤثرين على أصحاب القرار ومصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم، ويشمل هؤلاء الزوجات ، الأبناء ، الوالدين ، الأشقاء ، أو غيرهم من أفراد العائلة إلى الدرجة الثالثة.
وثيقة سياسة تعارض المصالح من الوثائق الحاكمة لوقف أُويس القرني كونها من الوثائق التي تمثل حماية لمنظومة الحقوق وتمنع الوقوع في مخاطر السمعة أو مخاطر الاستثمار أو التعاقدات التي قد تصنف أو تفسر كتعارض مصالح وبالتالية فهي وثيقة مُنَظِمَة لعلاقة الوقف بالجهات والأشخاص العاملين معه أو لصالحه والقرارات ذات العلاقة سواء كانت تلك القرارات قرارات تعيين أو عقود عمل دائمة أو مؤقتة أو اتفاقيات شراكة أو غيرها من القرارات.
جميع هيئات ومجالس ولجان الوقف القيادية وكذلك الإدارات والوحدات ولجان الوقف التنفيذية تقع في نطاق هذه السياسة وتلتزم جميعها بالشفافية والإفصاح للجهات ذات العلاقة داخلياً وخارجياً عبر المخولين بالإفصاح وعدم تجاوزهم.
بيان سياسة الشفافية والإفصاح.
سياسة الشفافية والإفصاح تضمن سلامة الإجراءات وتعزيز المهنية في كافة جوانب عمل الوقف كما أنها تعزز المساءلة والثقة المتبادل بين الوقف وكافة الأطراف ذات العلاقة.
ويتوقع من العاملين في الوقف أو لصالحة مايلي:
- الإفصاح عن وظائفهم الحالية وعلاقاتهم بالأوقاف والمنظمات والجمعيات والجهات التي تعمل في مجالات عمل الوقف.
- إعلان المعايير الخاصة بالمفاضلات والمناقصات والاختيارات وأي عملية تنافسية على خدمات الوقف بما يمنح الجميع فرص متساوية.
- الإلمام بأنظمة الوقف ولوائحه وكل ماله علاقة بالوظيفة في الوقف.
- تطبيق المعايير بمهنية في كافة العمليات دون ميل أو محاباة.
- إعلان بنود التقييم للبرامج والأنشطة والفعاليات قبل التنفيذ بما يساعد على الالتزام بها.
- الإبلاغ عن المخالفات عند حدوثها.
- توفير الوثائق للجهات ذات العلاقة عند الطلب.
الغرض من السياسة :
تهدف هذه السياسة إلى تحقيق أعلى قدر من المؤسسية والعمل بأفضل الممارسات في مختلف المستويات في وقف أُويس القرني من خلال الامتثال والالتزام بكافة السياسات الواردة في هذا الدليل وكذلك الالتزام بالتشريعات والقوانين والمعايير المعتمدة لدى الهيئات المحلية والاقليمة ذات العلاقة لضمان حماية مصالح كافة الأطراف ذات العلاقة داخل الوقف وخارجه.
مرجعيات هذه السياسة :
- قانون دولة المقر.
- وثيقة الوقف (صك الوقف).
- قانون رقم رقم (23) لسنة 1992م وتعديلاته بالقرار الجمهوري رقم (32) لسنة 2008م بشــأن الوقف الشرعــي.
- قرارات المجامع الفقهية ذات العلاقة.
- معايير الهيئات اَلْمُنَظِمة لأعمال الأوقاف والعمل الإنساني العربية والإسلامية ذات العلاقة.
- معايير مجموعة العمل المالي FATF .
نطاق السياسة:
هذه السياسة حاكمة وشاملة، وبالتالي فإن كل مستويات الهيكل الإداري واللجان والكيانات المستحدثة للوقف تقع في نطاق هذه السياسة، فهي تحكم سلوك الهيئات المختلفة في وقف أُويس القرني من أعلى الهرم التنظيمي للوقف والمتمثل بالهيئة العليات للوقف ومؤسس الوقف، وهيئة المتولين، وكل ما ينشأ عن هيئة المتولين والهيئات والمجالس ولجان التابعة للوقف، سواءً كانت داخلية تنفيذية أو رقابية أو مساندة كمجلس الإدارة والتدقيق ولجنة الاستثمار ولجنة الخبراء ولجنة الرقاب وفروع وممثليات الوقف أو أي مكونات أخرى ساندة أو شريكة للوقف في دولة المقر أو خارجها.
الغرض من السياسة:
تهدف سياسة إدارة المخاطر إلى تعميق العمل المؤسسي في الوقف بما يجعل قراراته منضبطة بمعايير واضحة ومحددة وغير متحيزة وبعيدة عن التأثير الشخصي للأفراد بل تكون إرادات الأفراد خاضعة لهذه المعايير والمبادئ والسياسات الحاكمة.
ولتحقيق ذلك يتم الالتزام بما يلي:
- مراعاة غايات الوقف في كل القرارات والعمليات التي ينفذها الوقف بشكل مباشر أو عبر شركائه.
- الالتزام بمسارات الوقف المعتمدة والمعلنة.
- العمل وفق الضوابط الشرعية اَلْمُنَظِمة لأعمال الأوقاف.
- التأكد المستمر من الالتزام بالقوانين اَلْمُنَظِمة لعمل الأوقاف.
- كافة لجان الوقف تراعي في قراراتها سياسة إدارة المخاطر سواء في الإيجاد أو التثمير أو الصرف.
- تحدد المخاطر المتوقعة قبل تنفيذ أي مشروع من المشاريع والبدائل المقترحة لها لغرض الإقرار أو المنع.
- الإفصاح عن المخاطر حال حدوثها.
- اختيار الشركاء (داعمين ، منفذين) يخضع لسياسة العناية والواجبة.
- تنظيم عملية اتخاذ القرار والتصويت وفقاً للمواثيق المعتمدة للهيئات القيادية للوقف وسياسات اللجان المنبثقة عنها والإجراءات المتعلقة بذلك في سياسة تعارض المصالح المعتمدة في هذا الدليل.
- تنظيم عمليات التوظيف واختيار المستفيدين والشركاء التنفيذيين وفقاً لسياسة العناية الواجبة المعتمدة في هذا الدليل.
- تعد سياسات تعارض المصالح ومكافحة الفساد والاحتيال ومحاربة تمويل الإرهاب من السياسات الضامنة لتجنب المخاطر المحتملة.
نطاق السياسة
مع عدم الإخلال بما جاء في سند الوقف (صك الوقف) والتشريعات والقوانين المعمول بها في دولة المقر والمعايير المعتمدة لعمل الأوقاف تنطبق هذه السياسة على:
- كافة الهيئات القيادية للوقف.
- جميع العاملين بدوام كامل.
- جميع العاملين بدوام جزئي.
- جميع المتطوعين في أعمال الوقف.
- المؤسسات واللجان التابعة للوقف أو العاملة لصالح الوقف في دولة المقر وفي أي مكان تتواجد فيه هذه المؤسسات واللجان.
- تشمل هذه السياسة كافة عمليات الوقف من الإيجاد والتثمير والمصارف وفي مختلف الأوقات والظروف.
النطاق:
نظراً لتنوع مراحل الوقف وخصوصيتها تشمل هذه السياسة كافة الهيئات القيادية واللجان والعاملين ومن لهم علاقات تعاقدية أو تطوعية أو مزودي الخدمات اللوجستية أو الداعمين وشركاء وقف أُويس القرني.
بيان السياسة:
تحدد هذه السياسة طرق الوقائية التي اتخذها الوقف في سبيل مكافحة عمليات غسيل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب على النحو التالي:
- تحديد مخاطر غسيل الأموال وتمويل الإرهاب المتوقعة التي قد يتعرض لها الوقف ودراستها وفهمها.
- تطبيق العناية الواجبة التي من شأنها الحد من مخاطر غسيل الأموال وتمويل الإرهاب الخاصة بمجالات عمل الوقف وبرامجه ومشاريعه.
- رفع كفاءة العاملين وتدريبهم على هذه السياسة أو أي نشاط فيه شبهة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب.
- تطوير الإجراءات المعتمدة في تحسين جودة التعرف على العملاء وإجراءات العناية الواجبة.
- تعزيز العمل بالسياسة المالية المتوافقة مع سياسة مكافحة غسيل الأموال ومحاربة دعم وتمويل الإرهاب.
- توثيق ونشر الإجراءات وآليات الرقابة الداخلية وفق المعايير المعتمدة والقوانين وسياسة الوقف.
- التعرف على المستفيد الحقيقي ذو الصفة الطبيعية أو الاعتبارية المستفيد من برامج ومشاريع الوقف.
- الاستفادة من القوائم المعممة عبر المؤسسات المالية ذات العلاقة.
- اتباع سياسة التوثيق واتخاذ جميع الخطوات المناسبة للتأكد من جميع المعلومات الخاصة بتطبيق مبدأ «اعرف عميلك» المحدد في سياسة العناية الواجبة الواردة في هذا الدليل وتحديثها باستمرار.
- جميع قرارات إيجاد الوقف وعمليات التثمير وعمليات التسبيل تلتزم بما ورد في هذه السياسة.
- جميع العمليات تتم عبر عقود واتفاقات ومذكرات تفاهم أو مذكرات الإطار العام المتضمنة للشروط والحقوق والواجبات المكتوبة والموقعة مع الشركاء (داعمين ومنفذين).
- الاحتفاظ بالعقود والاتفاقيات والسجلات المالية وفقاً للمدد المحددة قانوناً وبما لا يقل عن خمس سنوات.
- الالتزام بالإفصاح والشفافية لتلبية جميع طلبات الحصول على أية معلومات قانونية تأتي من الهيئات الحكومية والجهات ذات العلاقة.
النطاق:
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة لعملية التطوع والمسؤوليات المحددة للأطراف في ذلك.
وتطبق هذه السياسة على جميع الأفراد المنخرطين في فرق التطوع التابعة لوقف اويس القرني في مختلف المناطق.
بيان السياسة:
1- قيم والوقف ومحددات عمله والضوابط الأخلاقية ملزمة لوحدة التطوع في جميع البرامج والأنشطة.
2- تفعيل طاقات المتطوعين بما يحقق غايات الوقف.
3- توفير بيئة عمل محفزة وآمنه ومشجعة للمتطوعين.
4- فرز القدرات والطاقات والمهارات بما يمكن من تحقيق اعلى قدر من الاستفادة من المتطوعين في مختلف المناطق وبما يتناسب مع كل مشروع على حدة.
5- الالتزام بمعايير وضوابط الوقف عند اختيار المتطوعين.
6- تأهيل المتطوعين في مجالات مشاركاتهم بحسب المشاريع.
7- تثقيف المتطوعين وتوعيتهم برؤية ورسالة الوقف وسياسة التطوع.
8- نلتزم بتكريم المتطوعين وتقدير جهودهم وإبراز المتميزين منهم.
9- تشجيع ثقافة التطوع في المناسبات المختلفة وعبر منصات الوقف اللالكترونية
10- فتح قنوات تواصل فاعلة مع المتطوعين والسماع لمقترحاتهم وآرائهم التطويرية.
نطاق السياسة
يشمل نطاق هذه السياسة
- الهيئات القيادة في الوقف والمتمثلة بـ:
- هيئة المتولين.
- مجلس إدارة الوقف.
- لجنة الرقابة والتدقيق.
- لجنة الاستثمار.
- لجنة الخبراء.
- فريق عمل الوقف وتشمل:
- مدراء الإدارات.
- مسؤولي الأقسام ووحدات العمل.
- الموظفين.
- ألمشرفين الخارجيين بعقود دائمة أو مؤقتة.
- فرق العمل الطوعية.
بيان السياسة
الالتزام بالحوكمة الرشيدة
علاقة الوقف بكافة الأطراف ذات العلاقة قائمة الاستقلالية بما يحقق غايات ومقاصد الوقف وفق السياسات المعتمدة الضامنة لمكافحة ألإحتياج والفساد بما يحقق مايلي.
- الشفافية والإفصاح بما يتناسب مع احتياجات الأطراف ذات العلاقة داخل وخارج الوقف.
- التعامل المهني وفقاً للمعايير والأدلة المعتمدة بما يحقق العدالة والمساواة في الفرص لجميع الأطراف للحصول على الخدمات أو المساهمة في الوقف.
- نشر ثفاقة الحوكمة.
- إجراء العناية الواجبة للطرف الثالث (داعمين، مستفيدين،شركاء، ومقدمي خدمات الدعم اللوجستي).
- نشر الوعي المؤسسي لدى فريق العمل بالسياسات المعتمدة.
- عداد برامج التدريب والتوعية لفرق العمل لمكافحة الاحتيال.
- الحصول على الإقرارات الكافية أثناء عمليات التوظيف بما يثبت خلو سيرة الموظف من التورط في أي عمليات مشبوهة أو أي نشاط جنائي.
- توقيع العاملين على مدونة السلوك والسياسات ذات العلاقة.
- المتابعة المستمرة وتقييم مدى الالتزام بالسياسات.
- بما لا يتعارض مع الإجراءات القانونية يتخذ الوقف كافة الإجراءات النظامية اللازمة ضد المتورطين والمشتبه بهم أو الذين يثبت عليهم جريمة الاحتيال وفقاً للإجراءات الداخلية للوقف.
- يتحمل رئيس مجلس الإدارة إبلاغ هيئة المتولين بأي واقعة احتيال أو اشتباه قد يكون لها تأثير سلبي على أداء الوقف أو اللجان والمشاريع التابعة له أو تؤثر بشكل ما على سمعة الوقف.
نطاق السياسة.
جميع الإدارات والوحدات في الوقف واللجان التابعة له تقع في نطاق هذه السياسة بحيث تتحمل كل جهة مسؤولية الاحتفاظ بوثائقها وفقاً لهذه السياسة بما لا يخل بالالتزامات القانونية المحددة لنوع الوثائق ومدد الاحتفاظ بها.
بيان سياسة الاحتفاظ بالوثائق
- يجب الاحتفاظ بالوثائق بمختلف انواعها وفقاً للمدد الزمنية المحدد في القوانين ذات العلاقة.
- يتم حفظ كافة وثائق الوقف (الصكوك، السندات، شهادات الاستثمار، السجلات، المحاضر، والمستندات، والتقارير ، والوثائق الأخرى) في مقر الوقف.
- تنوع أساليب الحفظ بحسب أهمية الوثائق وتكرار الرجوع لها.
- تحفظ نسخة من الوثائق بشكل ورقي بالإضافة إلى حفظ نسخ منها الكترونياً على مختلف الوسائط.
- بما لا يتعارض مع خصوصية الوثيقة تحفظ نسخة من الوثائق على الحسابات الالكترونية الخاصة بالوقف بما يسهل على المخولين باستخدامها من الوصول إليها وقت الحاجة.
تشمل هذه الوثائق على سبيل المثال لا الحصر:
- وثيقة الوقف (صك الوقف).
- لائحة الحوكمة.
- اللوائح الداخلية
- مدونة السلوك المهني.
- التقارير المالية.
- التقارير الإدارية.
- المستندات المالية.
- ملفات الحسابات.
- المراسلات المالية.
- صور وثائق مؤسس الوقف.
- صور وثائق أعضاء هيئة المتولين.
- صور وثائق أعضاء مجلس الإدارة.
- ملفات العاملين.
- قاعدة بيانات الواقفين مؤسسات وأفراد.
- نماذج العمل ومحاضر اجتماعات الهيئات القيادية واللجان التابعة لها.
- المخاطبات الداخلية والخارجية.
- نماذج ومطبوعات وأدبيات الوقف.
- مراعاة مبدأ التأبيد في حفظ الوثائق الأساسية للوقف.
- يجب حفظ خطط الوقفة ونماذج العمل ودراسات المشاريع وتقارير الإقفال.
- يجب حفظ نسخ من جميع إصدارات الوقف المطبوعة بصيغتي word وpdfبالإضافة إلى النسخ المطبوعة.
- يجب حفظ المواد الفلمية الخاصة بالوقف بدقة عالية مع حفظ المواد الأولية لها.
- حفظ التصاميم الخاصة بالقلائد والشهادات الخاصة بالمساهمين.
- حفظ تصاميم شعار الوقف وكل متعلقات الهوية البصرية والدليل الخاص بها.
- حفظ الوثائق يكون وفق منهجية منظمة تسهل الحصول عليها عند الحاجة.
- عمل فهرسة كاملة لكل الوثائق المؤرشفة.
نطاق السياسة
يشمل نطاق هذه السياسة كافة الأطراف ذات العلاقة وذلك على النحو التالي:المستفيدين من برامج ومشاريع الوقف.
- العاملين في الوقف.
- الشركاء التنفيذيين.
- أعضاء هيئة المتولين
- أعضاء مجلس الإدارة والمؤسسين.
- أعضاء اللجان المنبثقة من مجلس المتولين ومجلس الإدارة.
- الإدارة التنفيذية.
الغرض من السياسة
- مساعدة جميع الأطراف ذات العلاقة بما فيهم العاملين والمستفيدين من برامج ومشاريع الوقف على إبلاغ مجلس الإدارة أو اللجنة المختصة عن أي أفعال أو ممارسات مرتكبة من قبل الإدارة التنفيذية، والتي تنتهك القوانين والقواعد واللوائح المعتمدة أو تخالف قيم الوقف.
- توفير مناخ يضمن الحفاظ على سرية إجراءات الإبلاغ بطريقة سهلة وآمنة.
- تقديم الحماية اللازمة لأصحاب الشأن أو الأطراف المعنية بما في ذلك الضوابط الواردة في سياسة تعارض المصالح.
- تمكين العاملين من الإبلاغ عن المخالفات بعد التأكد منها إلى أعلى المستويات في حال لم يتم معالجة هذه المخالفات عبر الجهة المختصة.
